Siklus Pendapatan:Penjualan dan Penagihan Kas

Siklus Pendapatan:Penjualan dan Penagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan:

1 Entri pesanan penjualan

2 Pengiriman

3 Penagihan dan Piutang Usaha

4 Penagihan Kas

1. 1. Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

2. 2.Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

· *Mengambil dan mengepak pesanan

· * Mengirim pesanan tersebut

Ø Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

– Menentukan metode pengiriman.

– in-house

– outsource

Ø Dokumen, catatan, dan prosedur:

– Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.

– Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.

– Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

3. 3.Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

· Penagihan ke para pelanggan

· Memelihara data piutang usaha

Ø Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:

- Invoicing customers

- Maintaining customer accounts

Ø Jenis sistem penagihan:

– Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.

– Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.

v Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

v Metode-metode pengurusan piutang dagang:

- Metode faktur terbuka

- Metode pembayaran gabungan

v Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

4. Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

Ø Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:

- Kasir

- Fungsi piutang dagang

• Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:

– Pentingnya pengurangn pencurian kas.

– Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.

– Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

Pengendalian: Tujuan,Ancaman, dan Prosedur

• Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

– Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

– Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

– Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

– Semua transaksi dicatat dengan akurat.

– Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Siklus Pendapatan

Keputusan-keputusan penting

• Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :

ü Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?

ü Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ?

ü Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?

ü Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?

ü Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?

ü Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?

ü Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Entri Pesanan Penjualan

• Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1 Mengambil pesanan dari pelanggan

2 Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3 Memeriksa ketersediaan persediaan

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:

· - Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan

· - Uji kewajaran

· - Persetujuan kredit

· - Otorisasi umum, Batas kredit

· - Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

o Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.

o Internally generated documents produced by sales order entry:

– Pesanan penjualan

– Slip pengepakan

– Kartu pengambilan barang

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi

berikut ini:

– Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

– Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

• Menentukan ketersediaan persediaan.

• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

• Menentukan harga produk dan jasa.

• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.Memilih metode untuk mengirim barang

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
3. Legitimasi pesanan	Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business
4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.	Sistem pengendalian persediaan

Ancamandan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kesalahan pengiriman: • Brg. Dag. Yang salah • Jumlah Yang salah • Alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data
2. Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
2. Kesalahan dalam penagihan	Pengendalian edit entri data Daftar harga
3. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Pencurian Kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
1. Kehilangan Data	Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
2. Kinerja yang buruk	Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

Masalah-masalah Pengendalian Umum

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

• Menentukan ketersediaan persediaan

• Memilih metode untuk mengirim barang

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

• Menentukan harga produk dan jasa

• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

• Keefektifan iklan dan promosi

• Kinerja staf penjualan

• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Model Data Siklus Pendapatan

Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE

Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE